Neos srl - Pubblicazioni tecniche modulari
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Neos - Pubblicazioni Tecniche Modulari

Questo progetto rappresenta un importante punto di riferimento nell’ambito delle pubblicazioni tecniche per il settore industriale.

Per la prima volta le linee guida, le metodologie e le normative relative alle pubblicazioni tecniche aeronautiche sono state applicate, opportunamente semplificate ed adattate, all’ambito industriale.

Il Cliente, uno dei principali attori a livello internazionale nell’ambito della progettazione e costruzione di macchine ed impianti per la produzione di contenitori in PET, aveva l’esigenza di migliorare la qualità e l’efficacia delle proprie pubblicazioni tecniche a fronte di segnalazioni, da parte dei clienti finali, d’inadeguatezza e scarsa qualità delle informazioni fornite.

LIVELLI D’INTERVENTO


  • analisi della situazione esistente (manuali e contenuti)
  • analisi di conformità rispetto alle normative vigenti (Direttiva Macchina)
  • definizione di un piano di azione congruente con gli obiettivi del Cliente.

A fronte dell’analisi preliminare Neos ha fornito al Cliente un quadro dettagliato della situazione esistente definendo un piano dell’opera funzionale e sostenibile.

ATTIVITÀ DEL PIANO D’OPERA


  • implementazione di una struttura delle pubblicazioni tecniche aziendali secondo uno schema a moduli e non più a singoli manuali
  • adozione di uno strumento di gestione personalizzato in grado di tracciare e gestire ogni singola informazione relativa ai contenuti tecnici (dati sorgenti, testi, illustrazioni, stato di aggiornamento, validazione, lingue, etc)
  • adozione di strumenti di editing e publishing adeguati alle esigenze delle pubblicazioni stesse.
  • adozione di strutture sintattiche standard e terminolgia tecnica uniforme e congruente
  • migrazione dei vecchi contenuti, quando validi ed ancora applicabili, alla nuova struttura
  • definizione di un’immagine grafica standard e congruente con l’azienda
  • ampliamento dei contenuti tecnici (moduli) per la parte installazione e manutenzione
  • creazioni di contenuti tecnici specifici per le attività di assistenza tecnica
  • utilizzo sistematico di illustrazioni ricavate dai modelli 3D di progettazione
  • predisposizione di pubblicazioni specifiche in funzione dei requisiti delle singole macchine e/o impianti
  • ottimizzazione dei processi di traduzione mediante l’impiego di sistemi di supporto alla traduzione

OBIETTIVI RAGGIUNTI


  • incremento significativo della qualità delle pubblicazioni tecniche
  • incremento significativo della soddisfazione dei clienti finali
  • riduzione delle tempistiche di predisposizione delle pubblicazioni
  • riduzione dei costi di produzione
  • riduzione del numero di interventi da parte del Servizio Clienti
  • riduzione delle tempistiche di risoluzione inconvenienti
  • riduzione delle tempistiche di installazione presso il cliente finale
  • riduzione delle tempistiche e dei costi di traduzione
  • miglioramento delle attività di training per I tecnici dei clienti finali
  • riduzione dei costi aziendali relative ai processi di validazione ed emissione delle pubblicazioni tecniche

L’attività, in virtù degli obiettivi raggiunti, è stata progressivamente allargata a tutte le linee di macchine/impianti.

Il progetto ha abbracciato un arco temporale di circa 10 anni (fase operativa) e tutt’ora prosegue con attività periodiche di supporto tecnico (fase di mantenimento).

Nel corso del progetto il personale del cliente ha acquisito capacità e competenze tali da renderli progressivamente autonomi in tutto il processo (trasferimento competenze e capacità).

MAGGIORI DETTAGLI TECNICI

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PUBBLICAZIONI TECNICHE A MODULI
TIPOLOGIE DI PUBBLICAZIONI TECNICHE
VANTAGGI
MIGLIORARE L’ADDESTRAMENTO

   PUBBLICAZIONI TECNICHE A MODULI

Le pubblicazioni tecniche che adottano una struttura modulare sono tipicamente costituite da una raccolta di elementi standard:

  • moduli
  • schede
  • procedure

Tutti i moduli, le schede e le procedure, condividono la medesima struttura e seguono le medesime regole sintattiche.

I moduli sono utilizzati per descrivere la macchina nel suo insieme e per fornire le istruzioni per il suo funzionamento. Le schede sono utilizzate per descrivere le diverse operazioni di manutenzione mentre le procedure sono utilizzate per descrivere particolari operazioni di manutenzione o correlate con il funzionamento operativo della macchina.

La pubblicazione tecnica è quindi costituita da una sequenza di moduli, schede e procedure. La consistenza effettiva di ciascun elemento “standard” dipende della complessità della macchina e dal numero di argomenti da descrivere.

Ciascun modulo è identificato da un codice alfanumerico univoco, composto in parte dall’argomento da trattare ed in parte da un codice numerico che comprende l’eventuale stato di aggiornamento e la lingua utilizzata.

La prima pagina di ciascun modulo contiene informazioni di carattere generale (titolo del modulo, codice d’identificazione del modulo, applicabilità del modulo, numero totale di pagine, indice del contenuto, ecc.).

Il testo contenuto nel modulo utilizza una struttura “standard”, intesa come successione di elementi logici o marcatori (titoli di paragrafi, liste ordinate, liste non ordinate, tabelle, cross-references interni ed esterni, note, avvertenze, attenzioni, ecc) per i quali sarà concordato e definito (separatamente) anche la successione o consecutività (ad esempio ad un titolo di primo livello possono seguire un titolo di secondo o terzo livello, un paragrafo ma non una lista o una figura/tabella).

Neos - Pubblicazioni Tecniche Modulari

Le numerazioni presenti nel modulo, ad esempio quelle dei titoli, delle figure e delle tabelle, delle pagine sono azzerate ogni qual volta che si inizia un nuovo modulo (questo consente di aggiungere e togliere moduli senza compromettere la struttura della pubblicazione o dover aggiornare, seppur in automatico, tutte le numerazioni). Ciascun modulo è inoltre predisposto per essere stampato (supporto cartaceo) o convertito in formato PDF, HTML/XML mantenendo inalterati ed attivi i cross- references interni (indice del contenuto, vedi figura, vedi tabella, vedi paragrafo) ed esterni (vedi modulo …).

Ciascuna Scheda è identificata da un codice alfanumerico univoco, composto in parte dalla tipologia di operazione da svolgere ed in parte da un codice numerico che comprende l’eventuale stato di aggiornamento e la lingua utilizzata.

La Scheda è composta da tre elementi logici: Condizioni iniziali, Procedura e Operazioni finali. La Scheda riporta, passo per passo, le operazioni che devono essere svolte. Il testo è correlato da figure che illustrano i componenti richiamati durante l’operazione di manutenzione stessa. Le Operazioni finali riportano tutte le operazioni che è necessario eseguire per ripristinare le normali condizioni operative della macchina.

Sei interessato a valutare l’adozione di una struttura modulare per le tue pubblicazioni tecniche?

  TIPOLOGIE DI PUBBLICAZIONI TECNICHE

Pubblicazioni tecniche ben strutturate dovrebbero prevedere almeno lo sviluppo dei seguenti argomenti:

1* Come utilizzare il manuale
2* Elenco Moduli
3* Pubblicazioni di Riferimento
4* Introduzione
5* Informazioni generali e norme di sicurezza
6* Fasi di Processo
7* Descrizione macchina ed identificazione gruppi
8 Gruppo 1
Gruppo 2
Gruppo n
9 Impianto Idrico
10 Impianto Pneumatico
11 Impianto Elettrico/Elettronico
12* Caratteristiche tecniche e dimensioni d’ingombro
13* Descrizione comandi operativi
14* Descrizione generale software controllo
15 Descrizione pagine software controllo
16 Installazione, movimentazione e smantellamento
17* Check-List Installazione Macchina
18 Procedure per l’utilizzo della macchina
19* Check-List avviamento macchina
20* Sicurezze
21* Risoluzione inconvenienti (prodotto)
22* Risoluzione inconvenienti (macchina)
23* Informazioni generali sulla manutenzione
24* Info. Generali Manutenzione Programmata (Elenco schede)
25* Info. Generali Manutenzione Programmata (Check List)
26* Info. Generali Manutenzione non Programmata (Elenco schede)
27* Schede di manutenzione (Elenco schede)
28* Procedure (elenco)
29* Materiali di consumo
30* Attrezzi speciali
31* Glossario

I contenuti tecnici sono poi contestualizzati in funzione della specifica macchina e/o impianto.

A partire da questa struttura ed in funzione del livello di applicabilità potranno essere predisposti, con interventi manuali estremamente limitati, pubblicazioni con finalità specifiche. In questo caso la consistenza dei moduli e delle schede è notevolmente ridotta (*).

Molto spesso nelle prime fasi di vita di una macchina o di un impianto il cliente finale richiede solo esclusivamente quelle che si definiscono “Istruzioni Operative”, ovvero un set minimo d’informazioni che consentano al cliente finale di condurre la macchina o l’impianto, in altre parole farlo funzionare. Tra queste informazioni non si possono escludere tutte quelle inerenti la sicurezza ed anche le operazioni basilari di manutenzione o quelle che devono essere svolte nei primi mesi di vita della macchina stessa.

Questa soluzione consente quindi di ridurre notevolmente le tempistiche di emissione di una pubblicazione tecnica senza rinunciare al rispetto dei requisiti normativi e dei vincoli contrattuali con il cliente finale.

Il Manuale di Uso e Manutenzione di una macchina complessa ha una consistenza che tipicamente è pari a 1000/1200 pagine. Le Istruzioni Operative hanno generalmente una consistenza pari a circa la metà, ovvero circa 500/600 pagine. Di queste almeno un terzo fanno riferimento ad informazioni generali che tipicamente variano di poco tra una macchina ed un’altra (considerando ovviamente macchine ed impianti dello stesso produttore).

Hai mai valutato l’adozione di pubblicazioni tecniche differenziate in funzione dell’utilizzo del tuo prodotto?

  VANTAGGI

Scegliere Neos per la progettazione e la realizzazione delle pubblicazioni tecniche della propria azienda significa scegliere la soluzione che meglio risponde ai requisiti della propria azienda, significa incrementare la qualità dei contenuti e di conseguenza la soddisfazione dei propri clienti finali; significa ridurre l’impatto sulle risorse tecniche della propria azienda, ridurre le tempistiche e quindi i costi di emissione e traduzione.

Soddisfazione cliente - INCREMENTO0%

Costi di produzione a regime - RIDUZIONE0%

Costi di traduzione a regime - Riduzione0%

TEMPISTICHE risoluzioni inconveniente - RIDUZIONE0%

Hai mai valutato gli effettivi margini di miglioramento del processo di allestimento delle pubblicazioni tecniche della tua Azienda?

  MIGLIORARE L’ADDESTRAMENTO

Molto spesso i manuali di addestramento sono realizzati utilizzando in modo diffuso i manuali di uso e manutenzione.

Le due pubblicazioni hanno scopi e finalità completamente differenti, questo generalmente rende le attività di addestramento complesse e molto spesso non efficaci.

Neos realizza le pubblicazioni tecniche per l’addestramento partendo prima di tutto da un’analisi tecnica delle esigenze di addestramento (training), quello che in gergo viene definita Training Needs Analysis. Il risultato principale che scaturisce da una attività di TNA è la definizione precisa dei requisiti di addestramento (training) ovvero gli argomenti da trattare, il livello di approfondimento e la durata di ogni singolo contenuto. Se le pubblicazioni tecniche sono strutturate a moduli/schede/procedure l’operazione di predisposizione delle pubblicazioni di addestramento risulta essere semplificata e con interventi manuali limitati.

Le informazioni fornite risultano sempre congruenti e ben contestualizzate, l’addestramento diventa efficace e la soddisfazione del cliente finale è sempre molto alta.

Le attività di formazione/addestramento sono importanti per la tua Azienda?